Conservación de la Información

Calendario de Conservación y Destrucción legal de documentos. Vencimiento de los documentos

La información que genera o recibe una empresa se debe mantener el tiempo que establece la ley junto con las necesidades propias de cada organización (vencimiento de los documentos), a partir de ese momento la información se puede destruir. La destrucción legal de documentos consigue importantes ahorros de almacenamiento.

Las personas que forman parte de las empresas tratan con millones de documentos al año, que deben ser controlados desde el primer momento.  Se debe realizar un seguimiento de la información desde que es creada o recibida, y durante la distribución, utilización y almacenamiento de la misma, hasta su destrucción o archivo permanente.

La información se puede conservar en diferentes soportes que están siempre localizables y accesibles para los departamentos que los necesiten. Para que esto sea posible, IMAdvisory desarrolla un calendario de conservación y destrucción de la documentación siguiendo lo establecido en la ley, las buenas prácticas del sector y la problemática concreta de cada empresa. Este calendario indica las fechas de vencimiento de los documentos para que las empresas puedan programar su destrucción legal.

Para el desarrollo  del Calendario de Conservación y Destrucción en una empresa los consultores de IMAdvisory realizan los siguientes pasos:

  1. Determinación de los requisitos legales del mantenimiento de documentos dentro de un sistema de gestión. Los requisitos legales o administrativos pueden imponer plazos mínimos de conservación en diferentes jurisdicciones o sectores.
  2. Determinar los diversos usos de los documentos dentro de la organización.
  3. Determinar los vínculos de unión entre documentos de diferente naturaleza dentro de la empresa que puedan afectar a sus periodos de conservación.

Esta información permitirá poner fechas de conservación a cada documento que se adapten a las necesidades de cada negocio.

IMAdvisory, siguiendo la normativa UNE/ISO 15489 de gestión de la información y documentación, contempla una serie de factores a tener en cuenta para la realización del Calendario de Conservación y Destrucción:

  1. La identificación de todas las partes interesadas en la conservación de un determinado documento.
  2. La evaluación de los riesgos asociados con la destrucción de los documentos, una vez que se haya completado su utilización habitual e interna.
  3. La preservación de determinados documentos para garantizar la continuidad de la organización.  
  4. La evaluación de los beneficios financieros, políticos, sociales o de otro tipo derivados del mantenimiento de los documentos una vez que haya expirado su plazo legal de conservación.
  5. El análisis del equilibrio entre los beneficios de coste y los no financieros derivados de la conservación de los documentos, para decidir por cuánto tiempo deben conservarse los documentos una vez que las necesidades de la organización y lo establecido en la ley se haya cumplido.